A vállalkozásod működéséhez elengedhetetlen háttérfeladatokat megbízható kezekbe adhatod. Mi rendszert viszünk az adminisztrációba, átláthatóvá tesszük a folyamatokat, és gondoskodunk róla, hogy semmi ne maradjon el – így te végre a valóban fontos dolgokra fókuszálhatsz.
Az adminisztratív feladatok észrevétlenül rengeteg időt és energiát emésztenek fel. Adminisztratív támogatási szolgáltatásunk célja, hogy ezeket a napi teendőket strukturáltan, pontosan és megbízhatóan kezeljük helyetted. A levelezéstől a dokumentumkezelésen át a naptárkoordinációig mindent átvállalunk, hogy a vállalkozásod gördülékenyen működjön.
Minden együttműködés egy rövid egyeztetéssel indul, ahol feltérképezzük az aktuális feladataidat és a működésedet. Ezután kialakítjuk a közös munkarendet, a kommunikációs csatornákat és a prioritásokat. Célunk, hogy gyorsan, mégis biztonságosan illeszkedjünk be a vállalkozásod mindennapjaiba.
Ha szeretnéd, hogy a háttérfeladatok ne hátráltassák, hanem támogassák a vállalkozásodat, vedd fel velünk a kapcsolatot.
Az adminisztratív támogatás nálunk nem ad hoc segítséget jelent, hanem átlátható, kiszámítható együttműködést.
Így zajlik a közös munka:
Megismerés és feltérképezés
Átbeszéljük, miben érzed magad túlterheltnek, hol csúsznak el a folyamatok, és mely feladatok veszik el a legtöbb idődet.
Feladatok rendszerezése
Közösen meghatározzuk:
mit érdemes kiszervezni,
mi maradjon nálad,
mi az, amit később lehet átadni.
Folyamatok kialakítása
Nem csak „megcsináljuk”, hanem rendszert építünk:
egyértelmű feladatleírások,
határidők,
felelősségi körök.
Folyamatos együttműködés
Heti / havi szinten követjük a feladatokat, visszajelzünk, finomítunk – ahogy a vállalkozásod változik.
A cél: kevesebb fejedben tartott teendő, több fókusz a valódi vállalkozói feladatokra.
Átlátható, modern, bevált rendszerek
Olyan eszközökkel dolgozunk, amelyek:
könnyen tanulhatók,
átláthatók,
és hosszú távon is fenntarthatók.
Tipikusan használt platformok:
Google Workspace (Drive, Gmail, Docs, Sheets stb.)
ClickUp, Trello – feladat- és projektkezelés
Naptár- és időpontkezelő rendszerek
Kommunikációs csatornák (pl. e-mail, chat stb.)
Ha már van működő rendszered, ahhoz alkalmazkodunk.
Ha nincs, segítünk kialakítani egy egyszerű, logikus struktúrát.
Így indul el a közös munka
Az első hetek célja: hogy biztonságban érezd magad, és pontosan tudd, mire számíthatsz.
Az onboarding lépései:
Rövid induló egyeztetés
Hozzáférések és jogosultságok tisztázása
Feladatlista és prioritások kialakítása
Kommunikációs rend megbeszélése
Próbaidőszak finomhangolással
Nem kell „készen lenned” – együtt rakjuk össze a működést.
Az adminisztratív támogatás célja, hogy levegyük rólad azokat a feladatokat,
amik szükségesek a működéshez, de nem a te vállalkozói zónád.
1. E-mailes és kommunikációs adminisztráció
A mindennapi „apró”, mégis időrabló teendők:
bejövő e-mailek átnézése, rendszerezése
fontos levelek kiemelése, összefoglalása
sablonválaszok használata / előkészítése
ügyfélmegkeresések kezelése megadott irányelvek alapján
visszajelzések, follow-upok küldése
Nem kell minden levéllel azonnal foglalkoznod – csak azzal, ami valóban téged igényel.
2. Időpont- és naptárkezelés
A káoszmentes működés alapja:
konzultációk, hívások egyeztetése
naptár szinkronban tartása
emlékeztetők beállítása
lemondások, módosítások kezelése
események, határidők nyomon követése
A naptárad nem ellened dolgozik, hanem érted.
3. Dokumentumok és fájlok kezelése
A „hol van ez a fájl?” kérdés megszűnik:
dokumentumok rendszerezése (Drive, mappák)
ajánlatok, szerződések előkészítése
sablonok létrehozása
régi anyagok átlátható archiválása
jogosultságok kezelése
Mindennek meglesz a helye és te is tudni fogod, hol van.
4. Számlázáshoz kapcsolódó adminisztráció
(Nem könyvelés, hanem előkészítés!)
számlák kiállításának előkészítése
adatok ellenőrzése
számlák rendszerezése
fizetési határidők követése
egyeztetés a könyvelővel
Kevesebb stressz, kevesebb utólagos kapkodás.
5. Ügyféladatok és nyilvántartások kezelése
Átlátható ügyfélkezelés, fejben tartás nélkül:
ügyféladatok rendszerezése
státuszok követése (új, aktív, lezárt)
megállapodások nyilvántartása
kapcsolódó dokumentumok kezelése
ügyfélfolyamatok követése
Pontosan látod, hol tartasz, anélkül, hogy fejben számolnál.
6. Feladat- és projektkövetés
Hogy ne te legyél a „belső emlékeztető”:
feladatok rögzítése
határidők követése
státuszfrissítések
visszajelzések összegyűjtése
átlátható listák, riportok készítése
A rendszer figyel helyetted.
7. Ismétlődő admin feladatok
Amit nem kell újra és újra kitalálni:
havi / heti admin rutinok
checklistek használata
folyamatok dokumentálása
automatizálható lépések felismerése
Kevesebb döntési fáradás, több mentális tér.
Fontos tudni a delegálásról
Nem kell:
tökéletesen megfogalmaznod a feladatot
kész rendszerekkel rendelkezned
„jó delegálónak” lenned
Ebben is segítünk.
A delegálás nálunk nem elvárás, hanem közös tanulási folyamat.
Az adminisztratív támogatás során tisztában vagyunk vele, hogy érzékeny üzleti és személyes adatokkal dolgozunk.
Ezért az adatbiztonság nálunk nem extra, hanem alapelv.
Biztonságos digitális környezetben dolgozunk
Az adatokat kizárólag megbízható, iparági szinten elismert rendszerekben tároljuk (pl. Google Workspace, felhőalapú megoldások), amelyek többlépcsős védelemmel és titkosítással működnek.
Papíralapú, privát vagy nem ellenőrzött eszközöket nem használunk.
Tudatos hozzáférés-kezelés
Mindenki csak azokhoz az adatokhoz fér hozzá, amelyekre a feladata ellátásához szüksége van
Jogosultságokat külön kezelünk, és igény esetén bármikor módosítjuk vagy visszavonjuk
Nem használunk megosztott jelszavakat, nem „örököljük” tovább a hozzáféréseket
Amit nem kell látnunk, azt nem is látjuk.
Strukturált, átlátható adattárolás
Az adatokat:
logikus mappastruktúrában,
egyértelmű elnevezésekkel,
visszakereshető módon tároljuk.
Ez nemcsak biztonságosabb, hanem neked is átlátható, bármikor ellenőrizhető.
Bizalmas információk kezelése
Minden ügyféladatot üzleti titokként kezelünk.
Nem osztjuk meg harmadik féllel, nem használjuk más projektekhez, és nem készítünk másolatokat engedély nélkül.
Igény esetén titoktartási megállapodást (NDA) is kötünk, hogy ez írásban is rögzítve legyen.
Felelősségteljes működés
Számunkra az adataid:
nem „feladatok”,
hanem felelősség.
Úgy kezeljük őket, mintha a saját vállalkozásunk adatai lennének.
Példák, amiben támogatást tudunk nyújtani:
e-mailek kezelése, rendszerezése
számlázással kapcsolatos adminisztráció
ajánlatok, dokumentumok előkészítése
időpontok egyeztetése
ügyféladatok rendszerezése
feladat- és határidőkövetés
riportok, összesítők készítése
Ha most azt gondolod: „ezt mind én csinálom” – pontosan ezért jött létre ez a szolgáltatás.
Ez a szolgáltatás neked való, ha:
már van bevételed, de időhiánnyal küzdesz,
sok apró admin feladat terhel,
szeretnél rendszert, de nincs kapacitásod kialakítani,
nem alkalmi segítséget keresel, hanem stabil háttértámogatást.
Nem ajánlott, ha:
még nincs aktív vállalkozásod,
minden folyamatot teljes kontroll alatt akarsz tartani.
Az adminisztratív támogatás nálunk nem egyszeri megoldás.
Ahogy növekszik a vállalkozásod:
a feladatok is változnak,
a rendszer finomodik,
a támogatás szintje alkalmazkodik.
A cél: hogy ne csak működj, hanem könnyebb legyen vállalkozónak lenni.
Azoknak az anyáknak, akik belefulladnak a beérkező levelekbe és a káoszba a Drive-on.
Havi órakeret: 66 óra
Folyamatos háttértámogatás, hogy minden nap tiszta lappal indulhass.
Havi órakeret: 15 óra
Amikor már egyáltalán nem akarsz az adminisztrációval foglalkozni, csak a döntéseket hozod meg.
Havi órakeret: 30 óra
